Jeg har ikke tall på de gangene jeg har blitt møtt med utsagn som. "Styringsgruppe, nei det trenger vi ikke. Det tar for mye tid og skaper bare unødig kost. Du kan vel rapportere til adm.dir, økonomisjef eller personalsjef".

Et prosjekt skal være ganske så lite for ikke å trenge en Styringsgruppe. Du trenger en sentral instans som kan være med på å ta alle avgjørelser i prosjektet som påvirker omfang, kostnader og tidshorisont for prosjektet ut over det som er delegert til prosjektleder. 

Styringsgruppen skal godkjenne prosjektdirektiv, godkjenne og signere alle styrende dokumenter for prosjektet, ta beslutninger vedrørende prosjektets budsjett, ta beslutninger vedrørende prosjektets omfang, avgrense og setteambisjonsnivå, ta beslutninger vedrørende overordnede prioriteringer, ta beslutninger vedrørende forslag til endringer og tillegg som går ut over de fastlagte prosjektrammene og som ikke håndteres av et endringsråd, følge opp at prosjektets fremdrift og resultater er i samsvar med prosjektmandatet og kvalitetsplanen samt sørge for at prosjektet får tilført de nødvendige ressurser til å møte sine målsetninger.

Styringsgruppen er også svært viktig med hensyn til å forankre prosjektet i virksomheten, så sant den er fornuftig sammensatt. Sørg altså for at denne blir opprettet og at du får med deg de i virksomheten med nødvendig besluttende makt og at de representerer hele virksomheten.

Er du ekstra heldig så klarer du å få med deg en ”prosjektmotstander”. Styringsgruppen er et ypperlig sted å plassere en kritiker og gjøre denne til et ”gissel” som egentlig er mot men som må være med ut fra rolle.

Min erfaring er at det viktig å dra styringsgruppen så langt som mulig inn i aktivt prosjektarbeid. Gi de rett og slett regulære arbeidsoppgaver. Dette gjør at de føler tilhørighet og er lettere å styre og hanskes med.