Lag tidlig en rutine for å håndtere viktige saker eller endringer som vil oppstå i prosjektet og kjør kompromissløst på endringskontroll. En av de største risikiene man har i et prosjekt, er for sent ankomne krav og endringer, og faren for forrykkelse av tidsplan, budsjett, funksjonalitet, kvalitet og lignende er stor, uansett hvor SMIDIG man ønsker å være.

Rutinen for viktige saker må fange opp både endringer som påvirker prosjektstyringen samt de ønsker og endringer som påvirker leveransen som sådan. De førstnevnte endringene skal reflekteres i prosjektplan og – direktiv mens de sistnevnte skal være vedlegg til kontrakten som en ren endringsordre.

I korte ordelag er rutinen som følger:

• Register avvik i en endringslogg
• Skriv en endringsanmodning
• Gjør en konsekvensanalyse av avviket opp mot ønsket løsning
• Legg innstillingen frem for Styringsgruppen
• Implementer eller ekskludèr og sats på å unngå ”omstridte” endringer

Som prosjektleder er du ansvarlig for at denne rutinen utarbeides. Avhengig av hvor ”prosjektvant” kunden din er, så må du sørge for at det opprettes et endringsråd som du må ta ledelsen for. Du må også etterse at alle innkomne saker videre legges frem for Styringsgruppen til behandling.

Husk at en underskrevet endringsordre er et kontraktuelt dokument